Odotatko tiimiltäsi paljon? Oletko pysähtynyt miettimään, mitä he odottavat sinulta – tai toisiltaan ja organisaatiolta? Johtaminen helpottuu usein huomattavasti, kun pysähtyy hetkeksi kuuntelemaan. Tiimin odotusten tunnistaminen voi ratkaista monta haastetta jo ennen kuin ne kasvavat isoksi.
Tässä blogiartikkelissa pysähdytään hetkeksi tiimin kuulemisen ja odotusten tunnistamisen äärelle.
MIKSI ON TÄRKEÄÄ YMMÄRTÄÄ TIIMIN ODOTUKSET?
Johtaja kohtaa arjessa jatkuvasti tilanteita, joissa työntekijöiden odotukset näkyvät – joskus suoraan, joskus piilossa. Tiimin odotusten ymmärtäminen on yksi tärkeimmistä keinoista rakentaa toimivaa ja motivoitunutta työyhteisöä. Mutta miksi odotusten tunnistaminen on niin keskeistä? Tässä muutama syy:
Johtaminen on vaikeaa, jos et tiedä, mitä sinulta odotetaan
Kun tiedät, mitä tiimisi odottaa sinulta, osaat johtaa selkeämmin ja ohjata tiimiä kohti yhteisiä tavoitteita. Jos odotuksia ei puhuta auki, voi syntyä tilanne, jossa osa tiimistä odottaa sinulta tiukkaa suunnan näyttämistä ja nopeita päätöksiä, kun taas toiset toivovat enemmän tukea ja kuuntelua.
Ilman yhteistä ymmärrystä siitä, mitä sinulta odotetaan, tiimi jää helposti epätietoisuuteen – ja se näkyy arjen työssä epävarmuutena, väärinymmärryksinä ja tehottomuutena.
Ilman kuuntelemista luottamus jää ohueksi
Luottamus rakentuu siitä, että johtaja pysähtyy kuuntelemaan tiimiään – myös niitä asioita, joita ei aina sanota suoraan. Jos kuljet vain omien ajatustesi varassa, työntekijät saattavat kokea, ettei heidän tarpeitaan tai huoliaan huomioida. Silloin avoimuus ja luottamus alkavat heiketä.
Tiimi saattaa vetäytyä, jättää kertomatta ongelmistaan tai lakata kysymästä apua, jos he eivät usko tulevansa kuulluksi.
Jos et tunnista työntekijöiden odotuksia, et voi vahvistaa tiimiläisten motivaatiota
Siksi on tärkeää pysähtyä kuuntelemaan paitsi tiimin yhteisiä odotuksia, myös yksilöllisiä toiveita. Jokaisella työntekijällä voi olla omat odotuksensa liittyen esimerkiksi esihenkilön tuen tarpeeseen, työn kehittämiseen tai omaan rooliinsa tiimissä.
Kun pysähdyt kuuntelemaan aidosti, työntekijät kokevat tulevansa nähdyiksi ja kuulluiksi – ja se on tärkeä askel kohti vahvempaa motivaatiota ja sitoutumista.
Epäselvät odotukset synnyttävät helposti ristiriitoja
Moni tiimissä syntyvä ristiriita ja tyytymättömyys johtuu siitä, että johtajan ja työntekijöiden odotukset eivät kohtaa. Jos esimerkiksi odotat tiimiläisiltäsi itsenäisyyttä ja oma-aloitteisuutta, mutta tiimi odottaa selkeitä ohjeita ja tukea, pettymys on väistämätön.
Kun odotuksista ei puhuta, syntyy väärinkäsityksiä ja turhautumista, jotka voivat kasvaa isommiksi konflikteiksi. Siksi sinun kannattaa ottaa odotukset puheeksi ennen kuin tyytymättömyys alkaa vaikuttaa ilmapiiriin ja yhteistyöhön.
Johtajuutesi kehittyy kuuntelemalla tiimin odotuksia!
Hyvä johtaja ei vain ohjaa muita, vaan pysähtyy myös kehittämään itseään. Jos et koskaan pysähdy kysymään, mitä tiimi sinulta odottaa, et voi myöskään tietää, missä voisit kehittyä. Tiimin palaute ja odotukset kertovat paljon siitä, miten sinun johtajuutesi koetaan arjessa.
Johtajuuden kehittäminen ei ole vain itsereflektiota, vaan rohkeutta kuulla, missä tiimi kaipaisi sinulta enemmän – tai vähemmän. Parhaat johtajat kasvavat juuri niiden odotusten kautta, joita he eivät itse aina huomaa.
MIHIN SUUNTAAN TIIMIN ODOTUKSET KOHDISTUVAT?
Tiimin ja yksittäisten tiimiläisten odotukset eivät kohdistu vain sinuun. Heillä on erilaisia odotuksia myös toisiaan ja koko organisaatiota kohtaan. Yksi tehtäväsi johtajana on tehdä nämä odotukset näkyväksi ja mahdollistaa niiden täyttyminen.
Tiimin yhteiset odotukset sinulle johtajana
Millaista johtamista, päätöksentekoa, tukea ja viestintää tiimi kaipaa? Odotukset voivat liittyä esimerkiksi siihen, miten selkeästi viet asioita eteenpäin, miten jaat vastuuta, miten rakennat hyvää yhteistyötä ja miten olet tiimin tukena arjessa.
Yksittäisen tiimiläisen henkilökohtaiset odotukset sinulle johtajana
Työntekijöillä voi olla omia toiveita liittyen esimerkiksi omaan työnkuvaan, palautteen saamiseen, kuulluksi tulemiseen, kehittymiseen tai esihenkilön tukeen omassa työssä.
Tiimiläisten odotukset tiimin sisäiseen toimintaan
Tiimin jäsenet odottavat toisiltaan esimerkiksi yhteistyötä, vastuunkantoa, pelisääntöjen noudattamista ja avointa vuorovaikutusta. Myös oikeudenmukaisuus ja yhteinen sitoutuminen voivat olla keskeisiä odotuksia.
Tiimiläisten odotukset organisaatiolle ja sen ylimmälle johdolle
Tiimin odotukset voivat kohdistua myös organisaation rakenteisiin, resursseihin, prosesseihin ja johtamiseen. Työntekijät odottavat usein selkeyttä, oikeudenmukaisia käytäntöjä, toimivia rakenteita ja riittäviä resursseja työn tekemiseen.
Kun tunnistat, mihin kategoriaan odotukset liittyvät, sinun on helpompi käsitellä niitä oikealla tavalla ja tasolla.
NÄIN KÄYT TIIMIN ODOTUKSET LÄPI ASKEL ASKELEELTA
Voit seurata alla olevaa prosessia tiimin odotusten selvittämiseen ja odotusten täyttämiseen:
1. SELVITÄ TIIMIN ODOTUKSET
Tiimin odotukset eivät aina tule esiin itsestään. Siksi johtajan kannattaa käyttää monia eri tapoja ja tilanteita odotusten esiin nostamiseen. Eri ihmisille ja tiimeille sopivat erilaiset keinot – tärkeintä on, että pysähdyt aidosti kuulemaan. Voit kartoittaa tiimin odotuksia esimerkiksi näin:
Kysy suoraan yhteisessä palaverissa
Ota asia puheeksi esimerkiksi tiimipalaverin alussa tai lopussa. Voit yös järjestää oman palaverin, jossa keskustelette aiheesta. Yhteinen keskustelu voi avata esiin odotuksia, joista kukaan ei ole aiemmin puhunut.
Kannattaa pyytää, että jokainen tiimin jäsen miettii etukäteen yhden odotuksen, jonka haluaisi kertoa.
Järjestä pienryhmäkeskustelut
Kaikki eivät uskalla puhua isossa porukassa, mutta pienryhmä voi olla sopivan rento ympäristö.
Voit jakaa tiimin pienempiin ryhmiin ja pyytää heitä keskustelemaan. Kerätkää tulokset ja käykää sen jälkeen läpi koko tiimin kanssa.
Kerää odotuksia anonyymisti – kysely tai palauteboxi
Kaikki eivät välttämättä halua jakaa odotuksiaan ääneen. Siksi voit tarjota mahdollisuuden kertoa odotuksista anonyymisti.
Voit tehdä yksinkertaisen verkkokyselyn (esim. Forms, Google Forms, Menti, Padlet) tai luoda palauteboxin, johon tiimi voi kirjoittaa ajatuksiaan nimettömästi.
Tee avoimia kirjallisia kysymyksiä tiimille
Voit antaa työntekijöille etukäteen kirjallisia pohdintatehtäviä, joihin he vastaavat rauhassa. Nämä voi kerätä nimettöminä tai nimellä.
Käy odotuksia läpi yksilökeskusteluissa
Kerää tietoa joko erityisesti palautetta keräävässä yksilökeskustelussa tai esimerkiksi kehityskeskustelun ohessa. Kahdenkeskinen keskustelu voi paljastaa odotuksia, joita tiimiläinen ei halua sanoa muille.
ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ TIIMILLE
”Mitä te tarvitsette minulta, jotta voitte onnistua työssänne?”
”Mikä teidän mielestänne on tärkein roolini tässä tiimissä?”
”Millainen tuki teitä auttaisi arjessa?”
”Onko jotain, mitä toivoisitte minulta enemmän tai vähemmän?”
”Mitä haluaisitte minun huomaavan paremmin arjessa?”
”Missä asioissa kaipaisitte enemmän päätöksiä minulta?”
”Missä asioissa haluaisitte enemmän vapautta päättää itse?”
”Mitä odotatte keskinäiseltä yhteistyöltänne?”
”Milloin koette, että tiimi toimii parhaimmillaan?”
”Miten tiimin yhteistyö voisi toimia paremmin?”
”Mikä saisi teidät tuntemaan olonne turvalliseksi sanoa mielipiteenne ääneen tässä tiimissä?”
”Mikä hidastaa tai estää hyvää yhteistyötä?”
”Millainen viestintä tai päätöksenteko toimii meidän porukassa parhaiten?”
”Mikä tekee tiimistä hyvän paikan työskennellä?”
”Miten voisimme yhdessä parantaa tiimimme ilmapiiriä ja yhteishenkeä?”
”Mitä tarvitsette organisaatiolta ja johdolta tällä hetkellä?”
”Mitä toivoisitte muilta tiimeiltä, osastoilta tai yhteistyökumppaneilta, jotta oma työnne sujuisi paremmin?”
Muista myös käyttää ARJEN HAVAINNOINTIA kerätessäsi tietoa tiimin odotuksista. Kaikkia odotuksia ei aina sanota suoraan, mutta niistä viestitään myös teoilla ja tilanteilla. Johtajan on hyvä pysähtyä miettimään, missä tilanteissa tiimi hakee tukea ja ottaa siitä koppia.
2. POHDI JA VALMISTAUDU
Kun olet kuullut tiimisi odotukset, pysähdy hetkeksi pohtimaan, mitä ne tarkoittavat sinulle johtajana. Mihin odotuksiin pystyt vastaamaan, mihin olet valmis sitoutumaan – ja mitkä asiat voivat vaatia vielä keskustelua tai rajaamista?
Sinun ei tarvitse täyttää kaikkia odotuksia sellaisenaan, mutta on tärkeää, että tunnistat omat rajasi ja mahdollisuutesi. Vasta kun olet kirkastanut itsellesi, mitä odotukset tarkoittavat arjessa, voit käydä tiimin kanssa tasapainoisen ja reilun keskustelun yhteisistä toimintatavoista ja pelisäännöistä.
3. KÄY LÄPI TIIMIN KANSSA
Kokoa ja esitä tiimin odotukset näkyväksi keskusteluun
Kerää kaikki tiimiltä saamasi odotukset yhteen listaan. Vie lista avoimesti tiimin eteen ja esittele se:
Mitä toiveita ja odotuksia tiimiltä on tullut?
Mitkä odotukset toistuvat?
Mitkä asiat yllättivät sinut johtajana?
Kerro samalla omia näkemyksiäsi ja rehellisiä ajatuksia:
Mihin olet valmis sitoutumaan?
Mitkä asiat vaativat keskustelua ja rajaamista?
Onko jotain, mitä et voi täyttää (ja miksi)?
Pyydä tiimiltä kommentteja ja ajatuksia:
”Tuntuuko tämä teistä oikealta listalta?”
”Onko jotain, mitä tästä puuttuu?”
”Onko näissä jotain, mikä nousee teille erityisen tärkeäksi?”
Voitte käyttää esimerkiksi fläppitaulua, valkotaulua tai jaettua dokumenttia, johon kaikki näkevät listan ja voivat kommentoida.
Valitkaa yhdessä tärkeimmät odotukset, joihin haluatte tarttua
Kaikkia asioita ei tarvitse eikä voi ratkaista kerralla. Valitkaa odotuslistalta ne odotukset, jotka ovat tärkeimpiä juuri nyt. Voitte kysyä esimerkiksi:
”Mikä asia vaikuttaisi eniten meidän arjen sujuvuuteen?”
”Minkä odotuksen selkeyttäminen helpottaisi yhteistyötä?”
Kun olet selvittänyt tiimin odotukset, seuraava vaihe on sopia yhdessä, mitä ne tarkoittavat arjen työssä. Joskus odotuksia nousee vain yksi tai kaksi, joskus keskustelu avaa isomman kokonaisuuden. Siksi on tärkeää käydä asioita läpi jäsennellysti. Kirjatkaa näkyville esimerkiksi 1–3 asiaa, joihin ensin keskitytään.
Sopikaa konkreettisista toimintatavoista ja pelisäännöistä
Keskustelkaa yhdessä, mitä sovitut asiat tarkoittavat käytännössä. Miettikää:
”Miten toimimme jatkossa näissä tilanteissa?”
”Mitä tämä tarkoittaa eri rooleille?”
”Miten varmistamme, että tämä näkyy arjessa?”
Kirjatkaa konkreettiset pelisäännöt ja esimerkit, esim. ”Palaverit aloitetaan aina ajallaan”, ”Palautetta annetaan viikoittain, ei vain ongelmatilanteissa”.
Tehkää vastuun- ja työnjako
Seuraavaksi odotukset on hyvä konkretisoida työnjaon ja vastuiden tasolle. Kuka tekee mitä, mihin mennessä ja miten työ etenee? Näin varmistetaan, että odotukset eivät jää sanojen tasolle, vaan muuttuvat toiminnaksi.
Voitte kysyä:
”Kenen vastuulla on huolehtia, että tämä toteutuu?”
”Miten sovitut asiat viedään käytäntöön?”
Sopikaa myös, miten asia viedään muille, jos kaikki eivät ole mukana keskustelussa
Sopikaa seurannasta ja jatkosta
Odotusten selvittäminen ja toimenpiteiden sopiminen on vasta alku – niiden toteutumista pitää seurata aktiivisesti. Miten varmistetaan, että sovitut asiat etenevät. Milloin palataan katsomaan, missä mennään ja miten mahdollisiin haasteisiin reagoidaan?
Sovi seurannalle konkreettinen ajankohta (esim. ”Käydään asia läpi seuraavassa tiimipalaverissa kuukauden päästä”).
4. VARMISTA, ETTÄ TIIMI SAA RIITTÄVÄN TUEN JA SITOUTUU YHDESSÄ
Kun tavoitteet, vastuut ja työnjako on selkeästi määritelty, on tärkeää varmistaa, että työntekijöillä tai tiimillä on kaikki tarvittava tuki ja resurssit niiden täyttämiseen. Johtajan tehtävä on myös poistaa esteitä ja auttaa, jos matkan varrella tulee vastaan haasteita.
Pysähtykää miettimään, mitä tukea tarvitaan, jotta sovitut asiat onnistuvat. Kysy tiimiltä:
”Mitä te tarvitsetto minulta, jotta voitte toimia näin?”
”Tarvitsemmeko jotain muuta, jotta tämä onnistuu?”
Samalla on tärkeää varmistaa, että kaikki sitoutuvat yhteisiin toimintatapoihin. Voitte yhdessä pohtia, mikä motivoi toimimaan sovitulla tavalla.
Mitä voit tehdä, jos tiimin odotusten kysyminen tuntuu vaikealta?
Odotuksista keskusteleminen ei ole aina helppoa. Moni johtaja epäröi, koska pelkää, mitä keskustelu tuo mukanaan. Entä jos odotukset ovat sellaisia, joihin en pysty vastaamaan? Entä jos keskustelun myötä esiin nousee tyytymättömyyttä tai kritiikkiä? Tai entä jos paljastuu, etten ole ollut riittävän selkeä johtajana? Pystynkö vastaamaan esiin nouseviin odotuksiin?
Jos huomaat tällaisia ajatuksia, pysähdy hetkeksi ja tunnista, että nämä ovat täysin inhimillisiä tunteita. Niitä ei tarvitse hävetä – moni muukin johtaja painii samojen kysymysten kanssa. On kuitenkin hyvä muistaa, että juuri avoimuus ja rohkeus kysyä vievät eteenpäin ja rakentavat luottamusta tiimissä. Jos odotusten kysyminen tuntuu vaikealta, voit lähteä liikkeelle pienin askelin:
Aloita kevyesti ja rajatusta aiheesta
Sinun ei tarvitse heti käydä koko tiimin odotuksia läpi, vaan voit aloittaa kysymällä esimerkiksi: ”Mikä auttaisi sinua onnistumaan työssäsi paremmin?” tai ”Miten voisin tukea sinua paremmin omassa roolissani?”
Myönnä avoimesti, jos tämä keskustelu on sinullekin uusi tai jännittävä
Voit sanoa suoraan: ”Haluan oppia tuntemaan paremmin, mitä odotatte minulta. Tämä on minullekin vähän uudenlainen keskustelu, mutta uskon, että se voisi auttaa meitä kaikkia.”
Voit käyttää kirjallista kyselyä keskustelun pohjaksi
Jos suora keskustelu tuntuu liian suurelta askeleelta, voit aloittaa anonyymillä kyselyllä tai pyytää ajatuksia kirjallisesti. Tämä voi madaltaa kynnystä sekä sinulle että tiimille.
Muista, ettei sinun tarvitse luvata kaikkea
Odotusten kuuleminen ei tarkoita, että sinun täytyy täyttää ne kaikki heti. Riittää, että kuuntelet, kiität palautteesta ja lupaat palata asiaan. Jo se, että kysyt, on suuri askel eteenpäin.
Palaa asiaan myöhemmin
Ensimmäinen keskustelu voi olla vasta alku. Voit sanoa: ”Palataan tähän aiheeseen myöhemmin uudestaan. Haluan, että tämä on jatkuvaa vuoropuhelua, ei vain kertakeskustelu.”
Rohkeus kysyä odotuksia ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi osata kaikki vastaukset heti. Tärkeintä on näyttää, että välität, haluat kuulla ja olet valmis kehittämään yhteistyötä yhdessä tiimin kanssa.
MITEN SELVITTÄÄ TIIMILÄISTEN YKSILÖLLISET ODOTUKSET?
Kaikki eivät halua tai uskalla sanoa odotuksiaan ääneen isossa ryhmässä. Kahdenkeskinen keskustelu antaa tilaa ja turvallisuutta. Tämä onnistuu esimerkiksi 1:1-palavereissa, kehityskeskusteluissa tai epämuodollisissa juttutuokioissa.
Valitse keskusteluun 1–3 kysymystä, jotka sopivat juuri siihen hetkeen. Aina ei tarvitse käydä koko listaa läpi. Tärkeintä on kuunnella aidosti ja varata aikaa vastauksille.
ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ TIIMILÄISELLE
”Mitä odotat minulta, jotta pystyt tekemään työsi hyvin?”
”Miten voisin tukea sinua työssäsi juuri nyt?”
”Onko jokin asia, joka huolettaa sinua työssä tällä hetkellä?”
”Koetko, että saat minulta riittävästi tukea ja palautetta?”
”Miten haluaisit saada palautetta työhösi jatkossa?”
”Mikä tuo sinulle eniten motivaatiota työssä?”
”Mitä sellaista teet tai osaat, mitä haluaisit päästä hyödyntämään enemmän työssäsi?”
”Miten koet minun johtavan tätä tiimiä – mikä toimii, missä olisi parannettavaa?”
”Onko jotain, mitä toivoisit minulta enemmän tai vähemmän?”
”Onko jotain, mitä minun olisi hyvä tietää, jotta voisin johtaa paremmin?”
”Mitä toivot tiimiltä ja yhteistyöltä muiden kanssa, jotta työsi sujuisi mahdollisimman hyvin?”
Muista, että luottamuksellinen ilmapiiri syntyy siitä, että kuuntelet avoimesti ja olet kiinnostunut työntekijän ajatuksista – myös niistä, jotka voivat olla vaikeita kuulla. Osoita myös, että olet valmis tarttumaan esiin nousseisiin asioihin ja tekemään konkreettisia parannuksia. Pienikin toimenpide kertoo, että kuuntelulla on merkitys. Pidä siis huolta siitä, että sovitut toimenpiteet tehdään ja työntekijä näkee, että keskustelusta oli konkreettista hyötyä hänen arjessaan.
Jo se, että pysähdyt miettimään odotuksiasi ja työntekijöidesi odotuksia on askel kohti selkeämpää ja sujuvampaa yhteistyötä. Kun odotukset on selvitetty ja sovittu, johtaminen helpottuu, tiimin yhteistyö sujuu ja epäselvyydet vähenevät
Avoin keskustelu odotuksista ei ole merkki heikkoudesta, vaan vahvan ja inhimillisen johtajan taito. Uskalla siis kysyä ja keskustella – se kannattaa. ⭐
