– kolme vinkkiä oman työn hallintaan ja keskittymiskyvyn parantamiseen –
Tämä varsin ajankohtainen työelämän haaste nousi esiin verkostotapahtumani arvonnassa. Kiitos Outille todella hyvästä aiheesta! 💙
Kerron tässä nyt muutaman vinkin, jolla voit saada apua oman työsi hallintaan ja keskittymiskykysi parantamiseen. Kerron myöhemmin toisessa blogikirjoituksessa myös keinoja, jolla tiimijohtaja voi tukea oman tiiminsä työntekoa niin, että myös tiimiläisillä on mahdollisuus keskittyä paremmin olennaisiin työtehtäviinsä.
Nykyajan maailma ja työelämä on pirstaleisempaa kuin vielä muutamia vuosia sitten. Tietotulva on kasvanut, työkalut sekä viestintäkanavat muuttuvat kovaa vauhtia ja “keskeyttämisen kulttuuri” on levinnyt työpaikoille. Organisaatioiden ja siinä toimivien ihmisten olisi hyvä tarkastella kriittisesti toimintatapojaan ja muuttaa niitä keskittymisystävällisemmiksi. Sen lisäksi jokaisen on hyvä huomioida, missä kohdin itse toimii omaa keskittymistään vastaan esim. hyppelehtimällä työtehtävästä toiseen ilman, että mikään työtehtävä tulee valmiiksi. On myös hyvä huomioida, missä kohdin keskeytät työsi vilkaistaksesi sähköpostejasi, kännykkäsi viestejä, somekanavien tapahtumia kesken työtehtävän (kutsun näitä itseaiheutettuja keskeytyksiä “porsasteluksi” 🐷).
Mutta tässä kolme vinkkiä, joita voit kokeilla omassa työssäsi. Ja varoitan: tämä merkitsee sitä, että joudut näkemään vaivaa ja käyttämään tähän aikaasi! Mutta olen varma, että se pitemmällä aikavälillä selventää ajankäyttöäsi ja parantaa keskittymistä sekä työssä viihtymistäsi.
1. SELVENNÄ ITSELLESI TÄMÄNHETKINEN TILANTEESI
On tärkeää ensin pysähtyä tarkastelemaan, mikä todellisuus työaikasi käytöstä ja keskittymistäsi häiritsevistä tekijöistä on. Vasta sen jälkeen voit tehdä tarvittavia muutoksia.
a) pidä viikon ajan kirjaa siitä, mihin käytät työaikaasi
Varaa itsellesi vihko ja kynä tietokoneen viereen tai avaa tiekoneelle taulukko, johon kirjaat huomiosi.
- listaa ylös KAIKKI tekemisesi ja niiden viemä aika (työtehtävät, palaverit, tauot ym.)
- listaa ylös KAIKKI keskittymistäsi häirinneet tekijät (muut ihmiset, itseaiheutetut keskeytykset ym.)
b) tarkastele kirjauksia viimeisen päivän lopuksi
Mitä työtehtäviä teit?
Miten hyvin pystyit keskittymään niihin?
Mitä työtehtäviä jäi tekemättä?
Mitä ulkopuolisia keskeytyksiä työpäivissäsi oli?
Entä missä kohdin ja kuinka usein “porsastelit” itse eli hypit tehtävästä toiseen tai keskeytit työtehtävän tekemisen sähköpostien, viestien, somen ym. ”vilkaisemiseen”?
Minkä arvosanan antaisit omalle keskittymiskyvyllesi tämän viikkoseurannan jälkeen asteikolla 1-5? Jos arvosana on 1-3, on syytä tehdä korjausliikkeitä.
2. SELVENNÄ ITSELLESI MIHIN SINUN PITÄISI KÄYTTÄÄ TYÖAIKAASI
Jotta voi aloittaa korjausliikkeiden teon, on tiedettävä mihin työtehtäviin sinun on tärkeintä keskittyä. Se, että keskittyy tärkeiden tehtävien sijasta vähemmän tärkeisiin ei ole oma eikä työnantajan etu. Usein työtehtäviä vain salakavalasti “valuu” myös huomaamatta omien vastuiden ulkopuolelta meidän tehtäväksemme ilman, että edes huomaamme niin käyneen. Välillä täytyy putsata pöytää, mutta sitä ennen täytyy tietää, mitä kaikkea sinne on ajanmittaan kertynyt.
a) listaa tärkeimmät työtehtäväsi
b) listaa vähemmän tärkeät, mutta sinulle osoitetut työtehtävät
c) listaa tehtävät, jotka mielestäsi ovat turhia tai eivät edes kuuluisi sinulle
Tarkastele näitä kolmea listaa:
Miten hyvin pystyit viikoseurannan aikana keskittymään tärkeimpen tehtäviesi hoitamiseen? Hautautuivatko ne vähemmän tärkeiden ja turhiksi kokemiesi tehtävien alle?
Miten paljon teit turhiksi kokeamiasi työtehtäviä?
Miten voisit päästä niistä eroon (delegoimalla, jättämällä tekemättä tai ehkä siirtämällä ne kalenterissa aikoihin, jossa ne eivät häiritse tärkeimpien tehtävien tekoa).
Mieti, miten voisit priorisoida tärkeimpiä tehtäviä työssäsi.
Rauhoita itsellesi ajankohtia näiden tärkeiden työtehtävien tekemiseen ja kalenteroi ne niihin aikoihin, jolloin energiatasosi on korkeimmillaan. Eli suojele aikaa, jota käytät näihin tehtäviin. Kukaan muu ei tee sitä puolestasi!
3. RYHDY SUOJELEMAAN ITSEÄSI KESKEYTYKSILTÄ JA HÄIRIÖTEKIJÖILTÄ
a) Tarkasta viikkoseurantalistaasi ja mieti, ketkä ja mitkä asiat keskeyttävät sinut työpäivän aikana?
- tee toimintasuunnitelma, jolla voit suojella aikaasi (esim. varaa itsellesi aikaa omassa kalenterissa välttääksesi muiden “ajanryöstöä”)
- kerro myös muille, että koetat parantaa keskittymistäsi tärkeisiin asioihin ja siksi et ole aina käytettävissä
b) Entä miten keskeytät itse itsesi kesken työnteon esim. katsomalla sähköposteja tai somepostauksia?
- varaa näille toiminnoille oma aikansa, jolloin voit hyvällä omallatunnolla keskittyä vain niihin
- nappaa itseäsi niskasta aina kun huomaat sortuvasi “porsasteluun”, sillä keskittyminen on taito, jonka voi oppia
Tiedän: ajankäyttö ja keskittyminen olennaiseen ei ole helppoa. On jatkuvasti oltava itse kartalla siitä, mihin oma aika oikein menee ja tehtävä jatkuvasti korjausliikkeitä omassa toiminnassa. Mutta palkintona on hallinnantunteen lisääntyminen ja aikaansaamisen ilo, joten tätä kannattaa harjoitella.
Mukavia tutkimusretkiä oman työn järkeistämiseen!
